Các lỗi phổ biến khi thi công backdrop sự kiện và cách khắc phục triệt để

Những lỗi sai phổ biến khi thi công backdrop thường bắt nguồn từ sự thiếu sót trong khâu chuẩn bị, các lỗi kỹ thuật trong quá trình thực thi và phương pháp quản lý yếu kém, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, thông điệp và sự thành công chung của một sự kiện. Một backdrop được xem là bộ mặt của chương trình, không chỉ đóng vai trò là phông nền chụp ảnh mà còn là công cụ truyền tải thông điệp thương hiệu, do đó, bất kỳ một sai sót nào, dù là nhỏ nhất, cũng có thể phá vỡ trải nghiệm của người tham dự và làm giảm đi tính chuyên nghiệp của nhà tổ chức.

Bài viết này của Thế Giới Backdrop sẽ phân tích sâu và hệ thống các lỗi sai nghiêm trọng nhất. Việc hiểu rõ từng vấn đề sẽ trang bị cho bạn một lộ trình kiến thức toàn diện, giúp bạn chủ động phòng tránh những rủi ro tốn kém, đảm bảo sản phẩm cuối cùng luôn đạt chất lượng hoàn hảo và thực sự nâng tầm sự kiện của mình.

Các lỗi sai ngay từ khâu chuẩn bị và thiết kế

Để có một backdrop hoàn hảo, quá trình chuẩn bị và thiết kế ban đầu đóng vai trò nền tảng quyết định, bởi mọi sai sót ở giai đoạn này đều có thể dẫn đến những hậu quả không thể khắc phục ở các bước sau.

Bỏ qua việc khảo sát địa điểm thi công

Việc bỏ qua bước khảo sát địa điểm thi công là sai lầm khởi đầu nghiêm trọng nhất, vì hành động này trực tiếp dẫn đến các quyết định sai lầm về kích thước, vị trí và phương án lắp đặt an toàn cho backdrop. Nhiều nhà tổ chức sự kiện chủ quan, chỉ làm việc dựa trên bản vẽ hoặc hình dung, đã phải đối mặt với những tình huống dở khóc dở cười khi sản phẩm thực tế hoàn toàn không phù hợp với không gian sự kiện.

Một buổi khảo sát kỹ lưỡng sẽ giúp đội ngũ thi công thu thập các thông số quan trọng như diện tích sàn, chiều cao trần, điều kiện mặt bằng (phẳng hay gồ ghề), hướng gió đối với sự kiện ngoài trời và đặc biệt là nguồn sáng tự nhiên cũng như hệ thống đèn  sân khấu.

Hậu quả của việc này bao gồm một backdrop quá lớn sẽ nuốt chửng không gian hoặc quá nhỏ bé lọt thỏm trên một sân khấu rộng lớn, làm mất đi sự cân đối. Hơn nữa, việc lắp đặt tại vị trí bị ánh nắng chiếu trực tiếp hoặc đèn sân khấu rọi thẳng vào sẽ gây lóa, khiến việc chụp ảnh trở thành thảm họa và làm lu mờ thông điệp chính.

Giải pháp triệt để đòi hỏi bạn phải lập một checklist khảo sát chi tiết trước khi tiến hành thiết kế:

• Đo đạc chính xác chiều rộng, chiều cao của khu vực lắp đặt.

• Kiểm tra độ bằng phẳng của sàn nhà hoặc mặt đất.

• Xác định hướng ánh sáng mặt trời và vị trí đèn sân khấu.

• Đánh giá các yếu tố cản trở như cột, cửa ra vào, lối đi.

• Dự trù phương án gia cố nếu thi công ngoài trời hoặc trên mặt bằng không ổn định.

Thiết kế không tính đến "vùng an toàn" và tỉ lệ thực tế

Một bản thiết kế đẹp trên màn hình máy tính có thể trở thành một sản phẩm lỗi khi thi công thực tế, nếu người thiết kế không tính toán đến "vùng an toàn" và tỉ lệ không gian. Vùng an toàn chính là khoảng đệm từ mép ngoài của backdrop vào bên trong, nơi các nội dung quan trọng như logo, tên sự kiện, thông điệp không nên được đặt vào, vì phần rìa của bạt in thường được dùng để bắn ghim hoặc nẹp vào khung sắt, khiến một phần nội dung bị che khuất hoặc biến dạng. Sự chủ quan này thể hiện rõ sự thiếu kinh nghiệm, biến một thiết kế chỉn chu thành một sản phẩm cẩu thả trong mắt người tham dự.

Hậu quả trực tiếp là các thông tin quan trọng nhất có thể bị mất, logo nhà tài trợ bị cắt xén, gây ra những hiểu lầm tai hại và làm giảm sút nghiêm trọng tính thẩm mỹ của toàn bộ backdrop. Người tham dự khi chụp ảnh check-in sẽ không thể lấy được trọn vẹn nội dung, làm giảm hiệu quả truyền thông của sự kiện.

Giải pháp chuyên nghiệp yêu cầu người thiết kế phải luôn tuân thủ quy tắc chừa biên an toàn, tối thiểu từ 5-10cm cho mỗi chiều của backdrop. Đồng thời, đội ngũ thiết kế nên mô phỏng bản vẽ trên phối cảnh 3D của không gian sự kiện, giúp khách hàng và đội thi công có cái nhìn trực quan nhất về tỉ lệ của backdrop so với sân khấu và các vật thể xung quanh, từ đó có những điều chỉnh kịp thời trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.

Sai lầm về hệ màu và độ phân giải file in

Sự khác biệt giữa chất lượng hình ảnh trên màn hình và sản phẩm in ấn thực tế là một trong những vấn đề gây thất vọng nhất, và nguyên nhân gốc rễ thường nằm ở việc sử dụng sai hệ màu và độ phân giải file in. Các màn hình kỹ thuật số hiển thị hình ảnh dựa trên hệ màu RGB (Đỏ, Xanh lục, Xanh lam), trong khi công nghệ in ấn công nghiệp lại sử dụng hệ màu CMYK (Lục lam, Đỏ tươi, Vàng, Đen).

Việc một nhà thiết kế gửi file in ở hệ màu RGB sẽ khiến máy in phải tự động chuyển đổi màu sắc, dẫn đến sản phẩm cuối cùng có màu bị xỉn, tối hoặc sai lệch hoàn toàn so với mong đợi. Thêm vào đó, việc sử dụng hình ảnh, logo có độ phân giải thấp sẽ tạo ra một backdrop bị vỡ nét, mờ nhòe, trông thiếu chuyên nghiệp và rẻ tiền.

Để đảm bảo chất lượng in ấn sắc nét và đúng màu, bạn cần áp dụng các nguyên tắc thiết kế sau:

1. Sử dụng hệ màu CMYK: Yêu cầu bộ phận thiết kế chuyển đổi toàn bộ file sang hệ màu CMYK trước khi gửi cho nhà in.

2. Đảm bảo độ phân giải cao: Tất cả hình ảnh và chi tiết đồ họa trong file thiết kế phải đạt độ phân giải tối thiểu từ 100 đến 150 DPI (dots per inch) ở kích thước in thực tế.

3. Ưu tiên file Vector: Đối với logo và các ký tự chữ, việc sử dụng định dạng vector (AI, EPS, PDF) sẽ đảm bảo chi tiết luôn sắc nét dù in ở bất kỳ kích thước nào.

Những lỗi kỹ thuật đáng lưu ý trong quá trình in ấn và thi công

Giai đoạn thi công thực tế là bài kiểm tra cuối cùng cho toàn bộ quá trình chuẩn bị, nơi những sai sót về kỹ thuật và vật liệu có thể phá hỏng mọi nỗ lực trước đó.

Chọn sai chất liệu in backdrop

Việc lựa chọn chất liệu in backdrop quyết định đến 50% sự thành công về mặt thẩm mỹ và độ bền của sản phẩm, nhưng đây lại là yếu tố thường bị xem nhẹ để tiết kiệm chi phí. Mỗi loại vật liệu như bạt Hiflex, decal PP, hay vải lụa đều sở hữu những đặc tính vật lý riêng, phù hợp với những môi trường và mục đích sử dụng khác nhau. Ví dụ, việc sử dụng bạt Hiflex quá mỏng cho một sự kiện ngoài trời sẽ khiến backdrop dễ bị rách toạc trước gió lớn, trong khi việc dùng chất liệu PP cán màng bóng cho backdrop sân khấu chính sẽ tạo ra các vệt lóa sáng khi đèn flash máy ảnh chiếu vào, phá hỏng mọi bức hình.

Bảng so sánh các chất liệu in backdrop phổ biến

Việc hiểu rõ đặc tính của từng vật liệu sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn thông minh, cân bằng giữa ngân sách và yêu cầu chất lượng của sự kiện.

Khung backdrop yếu, không chắc chắn và không an toàn

Một khung backdrop ọp ẹp, không vững chãi không chỉ làm mất thẩm mỹ mà còn là một mối nguy hiểm tiềm tàng, có thể đổ sập bất cứ lúc nào và gây tai nạn cho người tham dự. Sai lầm này thường xuất phát từ việc đơn vị thi công sử dụng khung sắt hộp quá mỏng, các mối hàn cẩu thả, hoặc hệ thống chân chống không được gia cố đúng cách để giảm giá thành cạnh tranh. Đối với các sự kiện ngoài trời, một cơn gió mạnh cũng đủ để quật ngã một hệ thống khung yếu, gây ra hậu quả khôn lường và biến sự kiện thành một thảm họa về an toàn.

An toàn phải là ưu tiên hàng đầu, do đó, bạn cần kiểm tra và yêu cầu đơn vị thi công tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Sử dụng sắt hộp mạ kẽm có độ dày tối thiểu 1mm.

• Kiểm tra kỹ các mối hàn, đảm bảo chúng được hàn kín và chắc chắn.

• Đối với backdrop lớn hoặc đặt ngoài trời, yêu cầu gia cố thêm chân chống chữ A hoặc sử dụng các vật nặng như bao cát, cục bê tông để dằn chân.

• Luôn kiểm tra độ rung lắc của khung sau khi lắp đặt xong và trước khi sự kiện bắt đầu.

Căng bạt không đều tay gây nhăn nhúm

Bề mặt backdrop nhăn nheo, phồng rộp là một trong những lỗi kỹ thuật phổ biến nhất, tố cáo sự non kém của đội ngũ thi công và làm giảm giá trị của cả một thiết kế tâm huyết. Nguyên nhân chính là do kỹ thuật viên căng bạt không đúng quy trình, bắn ghim hoặc siết dây không đều tay, tạo ra các vùng có độ căng khác nhau trên bề mặt bạt. Một chiếc backdrop dù được in đẹp đến đâu nhưng nếu bị nhăn sẽ ngay lập tức tạo cảm giác cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp, khiến hình ảnh chụp lên bị biến dạng và xấu xí.

Để đạt được một bề mặt phẳng tuyệt đối, quá trình căng bạt phải tuân thủ quy trình kỹ thuật chuẩn:

1. Cố định bốn góc: Đầu tiên, căng và cố định chắc chắn bốn góc của tấm bạt vào bốn góc tương ứng của khung sắt.

2. Căng từ giữa ra: Bắt đầu từ điểm giữa của mỗi cạnh, kéo căng đều tay và bắn ghim hoặc siết dây ra dần về phía các góc. Lặp lại quy trình này cho cả bốn cạnh.

3. Xử lý nếp gấp: Sử dụng nhiệt (máy sấy công nghiệp) một cách cẩn thận để làm nóng nhẹ các khu vực bị nhăn, giúp bạt co lại và phẳng hơn.

4. Kiểm tra độ phẳng: Sau khi hoàn tất, nhìn backdrop từ nhiều góc độ khác nhau để đảm bảo không còn nếp nhăn hay vùng bị chùng.

Lắp đặt không tính đến yếu tố ánh sáng sân khấu

Sự phối hợp giữa backdrop và hệ thống ánh sáng sân khấu là yếu tố quyết định đến chất lượng hình ảnh và video của sự kiện, nhưng lại thường bị bỏ quên. Việc đặt backdrop ở vị trí mà các đèn sân khấu (đèn par led, đèn moving head) chiếu thẳng vào mặt sẽ gây ra hiện tượng cháy sáng hoặc tạo ra những vùng bóng lớn trên bề mặt. Ngược lại, nếu backdrop bị đặt ở góc quá tối hoặc bị ngược sáng, nó sẽ không nổi bật được và khiến cho nhân vật đứng phía trước bị tối sầm lại, làm mất đi hiệu quả thị giác mong muốn.

Để tối ưu hóa sự kết hợp này, đơn vị thi công backdrop cần làm việc chặt chẽ với đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng. Họ cần xác định trước góc đặt đèn, cường độ sáng và màu sắc ánh sáng sẽ được sử dụng trong sự kiện. Một giải pháp an toàn và hiệu quả là đề xuất sử dụng các chất liệu in có bề mặt mờ (cán màng mờ cho PP, bạt Hiflex không gân) để giảm thiểu tối đa hiện tượng phản xạ ánh sáng và lóa khi chụp ảnh.

Các sai lầm về quản lý và phối hợp

Thành công của một dự án thi công backdrop không chỉ phụ thuộc vào kỹ thuật mà còn dựa rất nhiều vào khả năng quản lý, điều phối và lựa chọn đối tác tin cậy.

Không có bản in test (in thử màu)

Việc bỏ qua công đoạn in thử một mẫu nhỏ (in test) để kiểm tra màu sắc trước khi sản xuất hàng loạt là một sai lầm mang tính chủ quan nhưng có thể gây ra thiệt hại tài chính lớn. Màu sắc hiển thị trên màn hình của các thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại) luôn có sự sai khác so với màu sắc được in ra từ máy in công nghiệp. Việc tin tưởng tuyệt đối vào bản thiết kế trên màn hình có thể dẫn đến việc toàn bộ tấm backdrop sau khi in ra có màu sắc không đúng với màu nhận diện thương hiệu hoặc không đạt được tông màu mong muốn, và lúc này đã quá muộn để sửa chữa.

Quy trình làm việc chuyên nghiệp luôn bao gồm bước in test. Đơn vị thi công phải in một mẫu nhỏ (khoảng A4 hoặc A3) trên đúng chất liệu sẽ sử dụng cho backdrop. Khách hàng sẽ trực tiếp duyệt màu trên bản in này. Chỉ sau khi có sự xác nhận bằng văn bản hoặc email từ khách hàng, nhà in mới được phép tiến hành in toàn bộ sản phẩm. Bước đơn giản này giúp loại bỏ mọi rủi ro về sai lệch màu sắc và đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.

Thiếu kế hoạch và thời gian thi công hợp lý

Áp lực thời gian là kẻ thù của chất lượng, và việc lắp đặt backdrop quá sát giờ sự kiện bắt đầu là một sai lầm phổ biến trong quản lý tiến độ. Khi không có đủ thời gian dự phòng, bất kỳ một vấn đề phát sinh nào, dù nhỏ, cũng có thể trở thành một cuộc khủng hoảng. Ví dụ, nếu file in bị lỗi, khung sắt bị cong vênh trong quá trình vận chuyển, hoặc bạt bị rách khi đang căng, đội ngũ thi công sẽ không còn đủ thời gian để khắc phục, buộc phải chấp nhận một sản phẩm lỗi hoặc thậm chí không có backdrop cho sự kiện.

Một kế hoạch thi công hợp lý cần được lập ra ngay từ đầu, trong đó phải quy định rõ ràng thời điểm hoàn thành việc lắp đặt phải trước giờ sự kiện diễn ra ít nhất là 2-3 tiếng. Khoảng thời gian đệm này cực kỳ quý giá, cho phép đội ngũ kỹ thuật bình tĩnh xử lý các sự cố, tinh chỉnh lại độ căng của bạt, phối hợp với đội ánh sáng và dọn dẹp vệ sinh khu vực thi công, đảm bảo mọi thứ sẵn sàng một cách hoàn hảo nhất.

Lựa chọn đơn vị thi công không uy tín

Sai lầm cuối cùng và cũng là sai lầm bao trùm nhất chính là lựa chọn một đối tác thi công thiếu kinh nghiệm và không đáng tin cậy chỉ vì giá rẻ. Một đơn vị thi công yếu kém có thể khiến bạn gặp phải tất cả 9 lỗi đã nêu ở trên, từ tư vấn sai chất liệu, thiết kế cẩu thả, in ấn kém chất lượng cho đến lắp đặt không an toàn. Chi phí ban đầu có thể rẻ hơn, nhưng những thiệt hại về hình ảnh thương hiệu, trải nghiệm khách hàng và những rủi ro tiềm tàng sẽ lớn hơn rất nhiều.

Bảng so sánh giữa đơn vị uy tín và đơn vị rủi ro

Tóm lại, việc thi công một backdrop sự kiện không chỉ đơn thuần là in ấn và lắp dựng một tấm phông nền. Những sai lầm, dù nhỏ nhất, từ giai đoạn lên ý tưởng thiết kế, lựa chọn vật liệu, cho đến các lỗi kỹ thuật thi công và sự phối hợp lỏng lẻo, đều có thể cộng hưởng lại để tạo ra một sản phẩm cuối cùng kém chất lượng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp và sự thành công của toàn bộ chương trình.

Bằng việc nắm vững những kinh nghiệm được chia sẻ, chủ động kiểm soát từng công đoạn và quan trọng nhất là lựa chọn một đối tác thi công uy tín như Thế Giới Backdrop, bạn không chỉ loại bỏ được những rủi ro không đáng có mà còn biến backdrop trở thành một điểm nhấn ấn tượng, góp phần nâng tầm đẳng cấp cho sự kiện của mình.